Écrire une charte d'usage de l'IA en interne : ce qu'elle doit contenir, en une page
Une charte d'usage de l'IA tient en six blocs : les outils autorisés, les données qui n'y entrent jamais, la relecture humaine, ce qu'on dit aux clients, la personne à qui poser ses questions, la formation. Une page suffit, et c'est même une condition : une charte de dix pages n'est pas lue. En Suisse, l'employeur peut l'imposer par simple directive. Elle ne sert à rien si elle se contente d'interdire.
Dans la plupart des entreprises, la question n'est plus de savoir si les collaborateurs utilisent l'IA. Ils l'utilisent. En mai 2024, le Work Trend Index de Microsoft et LinkedIn, mené auprès de 31 000 personnes dans 31 pays, comptait trois travailleurs du savoir sur quatre qui s'en servent au travail, et 78 % d'entre eux avec leurs propres outils, sans attendre leur employeur. Plus près d'ici, le Baromètre RH 2026 du canton de Vaud, publié par la Fédération patronale vaudoise et Michael Page, relève que 62 % des entreprises vaudoises utilisent l'IA et que 69 % n'ont défini « aucune politique ni aucun cadre formel » pour son utilisation.
L'usage existe donc déjà. Ce qui manque, c'est la règle. Une charte d'usage sert à la poser, et à la poser assez court pour qu'elle soit lue.
Pourquoi une page, et pas dix
Une charte a un seul lecteur qui compte : le collaborateur qui, un mardi à 16 heures, hésite à coller un document dans un assistant d'IA. Il ne relira pas un règlement de dix pages. Il se souviendra, ou non, de trois interdits et d'un nom.
L'administration fédérale a choisi ce registre. L'aide-mémoire sur les outils d'IA générative diffusé à ses collaborateurs en janvier 2024, tel que l'a rapporté ICTjournal, ne parle pas de principes éthiques. Il donne des exemples : ne pas y résumer de documents non publics, ne pas y traduire un CV, ne pas y saisir telle quelle une demande reçue d'un correspondant. En revanche, se familiariser avec un sujet est admis, comme on le ferait avec un moteur de recherche. Et une phrase règle la responsabilité : « Vous devez à tout moment pouvoir justifier une décision que vous avez prise sur la base des résultats obtenus. »
C'est le bon modèle. Des exemples concrets, tirés de votre métier, plutôt que des catégories abstraites. Les définitions, la liste détaillée des outils et les procédures vont en annexe. La page elle-même se lit en cinq minutes.
Les six blocs d'une charte
| Bloc | Ce qu'on y écrit | Exemple de formulation |
|---|---|---|
| 1. Les outils autorisés | Les outils nommés, avec le type de compte | « Nous utilisons Microsoft 365 Copilot et ChatGPT Business, avec le compte de l'entreprise. Pas d'autre outil pour du travail client. » |
| 2. Ce qui n'y entre jamais | Les données interdites, avec des exemples du métier | « Aucun dossier de collaborateur, aucune donnée de santé, aucun document couvert par une clause de confidentialité. » |
| 3. Qui relit, et quoi | La vérification humaine avant toute sortie | « Tout texte envoyé à l'extérieur est relu par la personne qui le signe. Chiffres, noms et références sont vérifiés à la source. » |
| 4. Ce qu'on dit aux clients | La transparence sur l'usage de l'IA | « Un assistant conversationnel se présente comme tel. Une image générée est signalée comme telle. » |
| 5. À qui demander | Une personne référente, et le droit à l'erreur | « En cas de doute : Claire, au service administratif. Une erreur signalée n'est jamais sanctionnée. » |
| 6. Formation et révision | Le préalable à l'accès, et la date de relecture | « Accès aux outils après une séance de prise en main. Charte relue en mars et en septembre. » |
Les formulations sont des exemples, à remplacer par vos outils et vos dossiers. Trois blocs méritent un mot de plus.
Le bloc 2 est celui qui protège
C'est ici que la charte traduit la loi en gestes. En Suisse, confier des données personnelles à un éditeur d'IA suppose un contrat de sous-traitance et un pays de destination reconnu ou des garanties, et l'amende prévue par la nLPD vise la personne qui a décidé, pas l'entreprise. Notre article sur la nLPD détaille ces conditions. La charte n'a pas à les réciter. Elle doit dire, en une phrase, que rien de nominatif ne va dans un compte personnel, et lister les trois ou quatre types de documents propres à votre métier qui ne sortent jamais.
Le bloc 3 est celui qui coûte cher quand il manque
En 2025, Deloitte a remis au ministère australien de l'Emploi un rapport facturé 440 000 dollars australiens. Un universitaire y a relevé des références à des travaux qui n'existent pas et une citation inventée d'un jugement de la Cour fédérale. La version corrigée mentionne l'usage d'Azure OpenAI dans sa rédaction, et le cabinet a remboursé une partie du contrat. Le modèle n'a rien fait d'inhabituel : il produit des références plausibles. C'est la relecture qui a manqué. D'où une règle simple : la personne qui signe un document répond de son contenu, qu'une IA l'ait rédigé ou non.
Le bloc 5 est celui qu'on oublie
Une charte sans nom de référence renvoie chaque doute vers le chemin le plus court : ne rien demander. Et une charte qui sanctionne l'erreur déclarée garantit qu'on n'en entendra plus parler. Or ce sont précisément les erreurs déclarées qui permettent d'améliorer la règle au semestre suivant.
Sur quelle base l'imposer
En Suisse, pas besoin de modifier les contrats de travail. L'article 321d du Code des obligations permet à l'employeur d'établir « des directives générales » sur l'exécution du travail, et le travailleur doit les observer selon les règles de la bonne foi. L'Union patronale du canton de Fribourg recommande d'ailleurs de passer par une directive IA de ce type. Une signature n'est pas juridiquement nécessaire, mais une diffusion documentée l'est en pratique : un courriel daté à chaque collaborateur, et la charte accessible à un endroit connu.
En France, l'article L1321-5 du Code du travail assimile tout document qui impose des obligations générales et permanentes à une adjonction au règlement intérieur. La charte suit donc la même procédure, dont l'avis du comité social et économique et la communication à l'inspection du travail. Mieux vaut le prévoir dès le départ que découvrir la question lors du premier litige.
Pour les entreprises qui vendent dans l'Union européenne, la charte sert aussi de pièce au dossier : l'article 4 de l'AI Act demande de soutenir la maîtrise de l'IA chez le personnel. Une charte datée, accompagnée d'une formation documentée, répond à la question qu'un client européen posera dans un appel d'offres. Notre article sur l'AI Act en donne le calendrier.
Les erreurs courantes
- Tout interdire. L'usage ne disparaît pas, il passe sur les téléphones personnels. Une charte qui n'autorise aucun outil ne fait que rendre invisible ce qui existe déjà.
- La faire rédiger par un juriste seul. Le texte sera exact et personne ne le lira. Le juriste valide, un responsable opérationnel écrit, avec les exemples de son équipe.
- Nommer des catégories au lieu de documents. « Données sensibles » ne parle à personne. « Les certificats médicaux et les fiches de salaire » parle à tout le monde.
- Ne jamais mettre à jour la liste des outils. Les offres et leurs conditions changent souvent. Une charte qui cite un outil abandonné perd sa crédibilité sur tout le reste.
- Publier la charte sans former. Une règle qu'on ne sait pas appliquer reste lettre morte. L'usage suit la formation, et le respect de la règle aussi.
À retenir. Une bonne charte d'usage de l'IA autorise avant d'interdire. Elle nomme les outils, cite les documents de votre métier qui n'y entrent jamais, fixe qui relit ce qui sort, dit ce qu'on annonce aux clients, donne un nom à qui poser ses questions et prévoit une formation avant l'accès. Six blocs, une page, relue chaque semestre.
Ce que vous pouvez faire cette semaine
- Demandez à chaque équipe quels outils elle utilise vraiment, comptes personnels compris, et sans menace de sanction. La liste réelle est le point de départ du bloc 1.
- Demandez à chaque responsable trois documents qui ne doivent jamais sortir de son service. Vous avez le bloc 2, dans les mots de vos équipes.
- Désignez la personne référente et bloquez-lui une heure par semaine pour répondre aux questions.
- Rédigez la page en une heure avec le tableau ci-dessus, faites-la valider, envoyez-la par courriel daté, et inscrivez sa première relecture au calendrier dans six mois.
Le coût est de quelques heures. Ce qui coûte cher, c'est la situation actuelle de sept entreprises vaudoises sur dix : des outils utilisés tous les jours, et aucune règle écrite pour dire comment.
Sources : Microsoft et LinkedIn, Work Trend Index 2024, 8 mai 2024 · Fédération patronale vaudoise et Michael Page, Baromètre RH 2026 – Canton de Vaud · ICTjournal, « À quoi font attention les fonctionnaires fédéraux en utilisant ChatGPT & co ? », 22 janvier 2024 · Code des obligations, art. 321d, Fedlex · Union patronale du canton de Fribourg, « Intelligence artificielle générative : quelles règles pour le personnel ? », avril 2025 · Fortune, remboursement partiel de Deloitte au gouvernement australien, 7 octobre 2025 · Code du travail, art. L1321-5, Légifrance · AI Act, article 4 (maîtrise de l'IA)
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